De Bennekomse Zwemvereniging “De Vrije Slag”, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40120640, hierna te noemen: `de Vereniging`, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Persoonsgegevens die wij verwerken

De vereniging verwerkt je persoonsgegevens doordat je lid bent geworden van ten behoeve van het lidmaatschap van onze vereniging. De persoonsgegevens heb je zelf aan ons verstrekt bij door het invullen van het inschrijfformulier.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Ledenadministratie
  • Contributie inning
  • Organisatie van deelname aan wedstrijden

Via de website kan je je opgeven voor onze e-mail nieuwsbrief. Hiervoor hebben we jouw e-mail adres nodig. Opzeggen van de nieuwsbrief geschied niet automatisch bij opzegging van jouw lidmaatschap. Dit kan je regelen via een link in de nieuwsbrieven.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken en het doel waarvoor we ze verwerken:

Doel

Welke persoonsgegevens

Grondslag

Bewaartermijn

Ontvangers

Het uitvoeren van de lidmaatschaps­overeenkomst

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres

Uitvoering van het lidmaatschap

Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt, worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden

Ledenadministratie,

Trainers,

KNZB*

Administratie

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres
  • Bankgegevens

 

Uitvoering van de lidmaatschap

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.

Boekhouder

 

Het inschrijven voor wedstrijden

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres

Uitvoering van het lidmaatschap

Gedurende de looptijd van het lidmaatschap. Na beëindiging van het lidmaatschap worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden

Zwemcommissie

Nieuwsbrief

  • Naam
  • E-mail adres

Informatie­verstrekking

Vanaf aanmelding door het lid tot aan de afmelding door het lid.

Communicatie commissie

* Bij vast lidmaatschap.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Het grootste deel van onze leden betrek kinderen jonger dan 16 jaar. Zij kunnen alleen lid zijn wanneer ze toestemming hebben van ouders of voogd. De verwerking van de persoonsgegevens van leden onder de 16 jaar geschiedt daarom altijd met toestemming van de ouders of voogd.

Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., dan verwijderen wij deze informatie.

Medische bijzonderheden en handicapcode

Het vastleggen van medische bijzonderheden en de eventuele handicapcode vraagt bijzondere aandacht vanuit de privacy wetgeving.

De handicapcode is een noodzakelijk gegeven voor zwemsporters die meedoen in het handicapklassement. De betreffende code is een publiekelijk toegankelijke code aangezien zowel bij startlijsten als wedstrijduitslagen de code zichtbaar wordt weergegeven naast de naam van de zwemmer. Om deze reden is het voor de Vereniging niet mogelijk aanvullende privacy maatregelen te nemen. De zwemmer accepteert het zichtbaar zijn van de handicapcode door deel te nemen aan wedstrijden.

De Vereniging kent geen administratie van de medische bijzonderheden. De trainers zijn binnen de Vereniging verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens het zwemmen. Wij verwachten dat je contact opneemt met de trainer indien er sprake is van relevante bijzonderheden. De gevraagde informatie blijft bij de trainer en zijn/haar vervanger. Als u als lid vertrekt bij de Vereniging dan verwijdert de trainer de medische bijzonderheden uit de eigen administratie.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wanneer je wedstrijden gaat zwemmen, wordt je tevens lid van de Koninklijke Nederlands Zwembond (KNZB). Hiervoor geven wij jouw persoonsgegevens door aan de KNZB. De verwerking van de persoonsgegevens die door ons zijn verstrekt aan de KNZB geschied onder verantwoordelijkheid van de KNZB.

Voor iedere wedstrijd waaraan de deelneemt, geven wij je naam, geslacht en geboortedatum en KNZB inschrijfnummer door aan de organiseerde vereniging. Deze gegevens heeft de organiserende vereniging nodig voor de wedstrijd en voor de registratie van de door jou gezwommen tijden bij de KNZB.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in jouw persoonsgegevens en om jouw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Je moet je bij een dergelijk verzoek identificeren. Indien je wilt dat je gegevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek .

De Vrije Slag wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De Vrije Slag neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De Vrije Slag maakt gebruik van een extern administratiesysteem van de firma Sportlink Services B.V. Zij verwerken voor ons de persoonsgegevens. De Vrije Slag blijft hiervoor verantwoordelijk. Sportlink Services B.V heeft in haar Voorwaarden voor verenigingen ene sectie over privacy opgenomen welke, naar ons beste oordeel, voldoet aan de AVG. Omdat gegevens worden doorgegeven aan de KNZB, heeft de verenging een verwerkersovereenkomst afgesloten met de KNZB.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet afdoende beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de secretaris van het bestuur via de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Gebruik van online media

De Vrije Slag gebruikt haar website www.devrijeslag.nl om informatie te verschaffen over de vereniging en haar activiteiten. Deze informatie is bedoeld voor leden en alleen bereikbaar via een login code op de website.

Vanwege het sociale karakter van de vereniging publiceert de vereniging verhalen over zwem- of andere verenigingsevenementen op de website www.devrijeslag.nl , op Facebook en in de lokale pers. Hierin worden namen van leden genoemd als onderdeel van het gepubliceerde verhaal. We gebruiken hierbij alleen de voornaam van het desbetreffende lid, muv de publicaties in de pers. Dat hierbij eventueel verwarring ontstaat is daarbij onvermijdelijk.

Wijziging van het privacy beleid

De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.